現在、20代営業職として働いています。営業は、お客様の信頼を得ることがとても重要なので、ビジネスマナーには特に注意を払う必要があります。しかし、営業職として配属されたばかりの新人の頃、お客様へのメール送信時に大失敗をしてしまいました。

仕事が重なりパニック。至急対応が必要なメールが届く

その日私は、先輩や上司からいつもより多めのタスクを依頼されており、朝から非常にバタバタとしていました。更に、次から次へと次のタスクが課せられ、先ほど受けた依頼も終わっていない中、ちょっとしたパニックになっていました。そんな中、担当しているお客様から一通のメールが届きました。

「先日送付された見積書が誤っており、訂正の上至急送付してほしい」との内容でした。すると矢継ぎ早にお客様から電話が入り、「とにかく急いでほしい。もし遅れることになれば、この案件は無かったことに」と言われてしまう始末。

更にパニックになってしまい、何から手をつけて良いのかわからなくなってしまいました。しかしとにかくお客様への対応は第一にしなさい、との上司からの教えもあったので、上司に断った上で、大急ぎで見積書を作成し直したのです。

見積書はすぐに作成でき、記載内容に間違いがないか隈なくチェックし、物凄いスピードでお客様へメールを打ち、慌てて送付しました。念のため、「きちんと完了した」ことをアピールすべく、上司もCCに入れておきました。

お客様の会社名を間違え、敬称をつけずに送信。顔面蒼白に

やっと一つのタスクが終えたことに安堵し、次のタスクに取りかかっていると、上司が大声で私に叫びました。「おいお前、これ会社名違うじゃないか！」と。「？」となる私に向かって更に上司は続けて叫びました。「しかもお前、敬称入れてもないぞ！やばいぞこれ！」

慌てて先ほど送付したメールを見返すと、確かに上司の指摘の通り、相手先の会社名は、全く別の会社名を記載しており、挙げ句の果てにお客様名に「様」をつけ忘れ、呼び捨て状態になってしまっていました。なんてことをしてしまったんだ、と真っ青になってしまった私。泣きそうな顔で、上司に「すみません」と謝ると、とにかく訂正メールを作成して、更に電話で謝罪をしなさいと言われ、ドキドキしながらお客様へ電話をかけました。電話口に出た受付の方が、電話を取り次ぐまでの保留音がやけに長く感じられ、このまま電話に出ないでほしいとさえ思ってしまいました。

しばらくしてお客様が電話に出られると開口一番、「どうも。○○会社（誤って記載した会社名）です」と言われてしまいました。失礼なメールを送付してしまったことをひたすら謝り、訂正したメールを再度送付する旨を報告しました。幸いなことに、お客様は特に怒っておらず、「まさか娘ぐらいの年の子に呼び捨てされるとは思っていなかったよ」と冗談を言われました。

今回は大事にならなくて良かったものの、中にはメールの書き方一つでお客様に憤慨され、信頼を損ねてしまうケースもあるようです。メールはとても便利なツールですが、送付前には必ず本文の確認をすることが、ビジネスマナーとして重要なことだと学び、それ以降どんなに急いでいても相手にメールを送信する前のチェックは怠らないようにしています。