メモは、５W2Hで簡潔に、誰が読んでも理解できる様に残すことを心がけてください。電話があった事を担当者にメモを残す場合は、電話を受けた日時、用件、相手の会社名と名前、折り返しの電話が必要かどうかといった事をメモにします。また、メモをデスクにおくだけでなく、担当者が戻られたら、確実に伝えられる様に、口頭でも伝える事を心がけてください。

◆メモを残すときの心得

1．正確な内容を

電話を切る前には、相手の会社名、名前、用件などを復唱確認した上で、メモに残します。

2．読める字で

文字に自信がなくても、できるだけ丁寧な文字を心がけてください。数字、アルファベットの書き分けなどにも注意が必要です。メモを渡した担当者が、文字が読めずに困る事が無いよう、配慮します。

3．何時受けたか

電話のメモには、電話を受けた日付と時間も記載します。担当者が外出先から相手に連絡を入れている場合がありますので、電話のメモの日時を見る事で、再度、連絡を入れる必要があるかどうかの判断をする材料になります。

4．誰が受けたか

受けた人の署名もメモに残します。メモについて不明な事がある場合、担当者は署名の人物が電話を受けたと知る事ができるからです。