読み手の立場になってみると、ダラダラ長く続く文書を読むのは、非常に苦痛だということが分かると思います。ですので、文書をパッと見ただけで要点がすぐに分かるような簡潔な文書を心がけるようにしましょう。　

ビジネスの世界では、読みやすい文書が求められることから、余白であったり箇条書きなど、視覚的な工夫というのも必要になってきます。相手に自分が何を言いたいかを伝えるには、１つの文書に１件の事柄を書くようにしなければなりません。複数の内容を１つの文書に書いてしまうと、相手が文書の内容を理解して判断をするのに時間がかかってしまい、結局仕事が遅れることになってしまいます。人によって考え方は違いますので、文書を書く際は、第三者が読んでも分かるような言葉や表現を使うようにしましょう。以下に、ビジネス文書を作成する際におさえておくべきポイントをご紹介します。ビジネス文書を作成する際は、参考にして頂ければと思います。

【ポイント１】短い文書で端的にまとめる

文字量が多い文書は、パッと見ただけで読み手側の気力を失わせることになります。相手が読んでみようとおもう気持ちにさせるには、文書を短くまとめてあげる必要があるのです。複数の内容を１つの文書で伝えなければならない場合は、最初の部分に要約を付けるようにしましょう。
読み手側のことを考えるのであれば、１つの分につき伝えたい内容は１つにしておくようにしましょう。文章の構成としては、７～８行までを１まとめとして、それ以上続く場合は、一旦改行をして段落を区切るようにします。特に頭に入れておいて欲しいことや、複数の内容を伝える場合は、箇条書きで分かりやすくまとめるのが好ましいです。

【ポイント２】起承転結で話をまとめる

ごく一般的な文章は、起承転結で話に強弱を付けます。ビジネス文書でも起承転結で文をまとめるのですが、一般的な文章の起承転結とは意味合いが変わってくるのです。

ビジネス文書では、「起」の部分は結論になります。要点を分かりやすくまとめて、最終的に自分の意見や提案を入れるといった書き方を行なうのがベストです。

【ポイント３】５Ｗ２Ｈで正確に分かりやすく内容を伝える

読み手側に伝える必要があることは、５Ｗ２Ｈで表すようにします。重要な内容であったり具体的な数値が入ることから、読み手側が読みやすいように箇条書きで表すなどの工夫を行なうようにしましょう。ビジネス文書を書くうえで最も重要な部分ですので、最終チェックも忘れないようにして下さい。

５Ｗ２Ｈにどういった内容を記載すればいいのか、以下にご説明をしておきます。

【ポイント４】誰にでも分かりやすい表現を

曖昧な表現は、人によって受け止め方が変わってしまう可能性があります。ですので、形容詞や副詞は出来る限り使用せず、具体的に数値などを入れて文書を作成し、誰もが同じ解釈が出来るようにしておきましょう。

【ポイント５】基本のフォーマットを利用する

基本のフォーマットを利用して文書を作成することで、文書を作成するのが楽になるのはもちろんのこと、見る側も非常に理解をしやすくなります。会社によっては、社内文書に規定の書式を使用していることもあるくらいです。基本のフォーマットをあらかじめ作成して保管をしておくことで、相手に伝わりやすい文書を作成することはもちろんのこと、仕事の効率化にも繋がります。